Algo que este Gobierno ha estado poniendo en práctica, ha sido el protocolo en cuanto a firmas de convenio, como el último realizado entre las Repúblicas de Argentina y Dominicana.
Normas de firmas de convenios Interinstucionales o Empresariales.
Este es el acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir, con presencia de otros invitados (o sin ellos).
Tipos de convenios
La firma de convenios constituye otro de los actos clásicos en el protocolo actual. Se entiende, como tal, el acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir, con presencia de otros invitados o sin ella.
Generalmente, se hace pública la firma para contribuir a su difusión general y dar cuenta del resultado final de las negociaciones. Por ello, estos actos suelen ser de tono positivo, amable y afable y, por lo general, muy diseñados para los medios de comunicación o para un sector de público reducido.
Tipos de Convenios
Existen dos tipos de Convenios: el simple y el múltiple.
La firma de convenios puede llevarse a cabo mediante varias fórmulas, hoy explico el ceremonial del convenio simple: es aquél en el que las partes firman ante los invitados tantos ejemplares como partes, a los efectos de que cada una pueda llevarse suscrito por todos un ejemplar.
Reglas de protocolo para la firma de un convenio simple
El acto denominado convenio simple es aquél en el que las partes firman ante los invitados tantos ejemplares como partes, a los efectos de que cada parte, pueda llevarse, suscrito por todos, un ejemplar.
Tras la firma es habitual el intercambio de carpetas y el apretón de manos como símbolo del éxito alcanzado y de la satisfacción conseguida. Este tipo de acto es el indicado hasta un máximo de cuatro firmantes; más no, dado que el sistema se complicaría mucho.
Tras la firma del primer ejemplar, los ayudantes cerrarán la carpeta que contiene el documento. Se la tomará y por detrás se la intercambiará con el otro ayudante. De nuevo pondrán las carpetas sobre la mesa y repetirán la operación. Tras la firma el ayudante cerrará la carpeta y la dejará frente al firmante, retirándose a continuación.
Seguidamente, los firmantes se pondrán de pie con la carpeta en la mano izquierda. Se intercambiarán la carpeta y posteriormente se saludarán con la mano derecha. Tras ello se sentarán y comenzarán los discursos por el orden correspondiente.
La firma de este tipo de convenios acudiera una alta autoridad, ésta ocuparía el asiento central o en muchos casos cuando es de dos instituciones situándose a la izquierda el anfitrión.
El programa protocolario básico de una firma de convenio responde a las siguientes características:
La bandera nacional debe estar a dos pies de distancia de las institucionales.
Las Institucionales colocadas en posición del anfitrión e invitados.
Lectura del texto a firmar por un técnico o alto directivo de la institución anfitriona o persona designada al efecto por las partes.
Firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas.
Palabras de los firmantes, por el orden establecido (el mismo que se ha seguido para su colocación en la mesa). El Invitado habla primero y luego cierra el anfitrión.
Posible rueda de prensa O notas de Prensa a difusión del Equipo de Comunicación institucional.
Junto al invitado de honor, el anfitrión es una de las figuras clave en protocolo. Ocupa un lugar específico en los actos que organiza (preside o inmediatamente al lado del que preside), recibe a todos los invitados, facilita las presentaciones entre los invitados que no se conocen, se ocupa de todo el operativo de la organización, envía las invitaciones y dispone el protocolo general de los asistentes en un acto. Debe saber desenvolverse en los actos, procurando integrar a todos los invitados y evitando al mismo tiempo ser excesivamente el centro del acto.
Finalmente éste este es el esquema, que se completaría con otros elementos, tales como una primera intervención para explicar los pormenores de la negociación y las necesidades que han llevado al establecimiento de este convenio y uso de multimedia para apoyar los contenidos de la firma.
En algunas ocasiones, a la firma puede asistir una alta autoridad o invitado de honor cuya presencia refuerza la filosofía y difusión del acto y que, aunque firme (en algunos casos) o no preside simbólicamente la reunión y cierra con una intervención el acto.
Por Rocío Regalado
