La complejidad de la organización de un evento deportivo depende en gran medida de varios factores a tener en cuenta.
Próximamente estaremos asistiendo como equipo de Protocolo para un gran evento a nivel del Distrito. Aquí nuestras sugerencias y experiencias como Peorocolo . Pautas dadas en nuestros recientes entrenamientos en el exterior.
Organización de los eventos deportivos: marketing, patrocinadores y sponsors
Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadores, sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo.
La complejidad de la organización de un evento de estas características, depende en gran medida de varios factores: personalidades y autoridades públicas o del comité del deporte que ha de realizar el torneo aquellos que acudan al mismo, lugar donde se celebra, importancia del evento -si es una final por ejemplo o igual una alertura son dos ceremonias distintas pero sinilares -, si el evento se va a retransmitir por televisión, etcétera.
Todo ello conlleva a los organizadores a establecer un completo esquema en el que se contempla, además de las lógicas precedencias, un completo plan de trabajo en el que se deben tener en cuenta aspectos de seguridad -tanto de personalidades como del público que asiste al evento-, control policial, planes de emergencia -protección civil y asistencia sanitaria-, etcétera.
Al mismo tiempo hay que saber destacar, y así lo requieren los patrocinadores, la publicidad que financia al evento, colocando sus logotipos y material publicitario en los lugares más destacados y visibles, tanto para los espectadores del recinto como para los televidentes que siguen el acontecimiento desde sus casas.
Funciones del departamento de protocolo y relaciones públicas en conjunto.
Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo para la organización de un evento deportivo podemos enumerar:
1. Creación de invitaciones y su envío a los correspondientes invitados y federaciones.
2. Emisión y control de acreditaciones de todo tipo: V.I.P. –Very Important Person-, prensa, etcétera.
3. Ordenación de personalidades y autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias posibles -entrega de premios y medallas, recepción de participantes, etcétera-.
4. Planificación de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios y clausura.
5. Planificación de actos promocionales como ruedas de prensa, presentación de sponsors, creación de dossiers para la prensa y otros medios, etcétera.
6. Asistencia y atención de personalidades y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.
7. Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, pódiums, tarimas, premios -trofeos, medallas, etcétera-, regalos promocionales…
8. Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.
Al tratarse de actos de índole privada, en la mayor parte de los casos, no hay un protocolo oficial que pueda aplicarse a todos los eventos deportivos, aunque la mayoría de ellos comparten un fondo común. Cada comité organizador puede establecer distintas reglas a aplicar, manteniendo siempre una coherencia en las mismas, y tratando de aplicar normas del Protocolo oficial en el caso de asistencia de autoridades y personalidades públicas.
Los invitados y su colocación en un palco. Organización de un palco
Protocolo deportivo y precedencia en los palcos
Un palco es una zona destacada en un recinto -estadio, sala de espectáculos, plaza de toros, etcétera- donde se encuentran varias localidades y que goza de una vista privilegiada del resto de ese recinto
Un acto deportivo se clasifica según:
– si el estadio o campo deportivo es municipal o propiedad de un club deportivo,
– si se trata de una competición nacional, regional o local y
– si asisten autoridades, cargos federativos o solamente de los clubes participantes.
El orden de precedencias sería:
1. Autoridad invitada (la de mayor rango).
2. El Anfitrión en caso de empresario o autoridad funcionario público
2. Cargos electivos Alclade siempre en primer fila Diputados, Regidores .
3. Presidentes de los clubes (alternando con autoridades).
4. Cargo federativo.
5. Con el resto de autoridades, federativos y vocales de la junta de los clubes se ordenaría una segunda tribuna.
Aportes de Protocolo
Rocío Regalado
Protocolo
